Le portail documentaire : du projet à la réalisation

Compte-rendu formation Médiat du 14-15-16 mars.
Intitulé : Le portail documentaire : du projet à la réalisation
Responsable pédagogique de la formation : Jérôme Pouchol

Intervenants : Ludovic Mechin (DoXulting), Jérôme Pouchol (MIOP : Médiathèque Intercommunale de l’Ouest Provence), Xavier Galaup (Bibliothèque Intercommunale Haut Rhin), Nicolas Andry (Bibliothèque réseau Anthony) et Franck Queyraud (Mediatem : Bibliothèque Saint-Raphaël et pays de Fayence)

Durant ces 3 jours de formation, l’essentiel a été de montrer qu’un projet de portail documentaire est une des composantes d’un projet plus global sur le numérique en bibliothèque. Il peut en être toutefois la pierre angulaire.

Tout d’abord, pour mettre en place un portail documentaire, il convient d’avoir une politique documentaire claire et précise et de bien comprendre qu’un portail est une médiathèque sur le net et donc répond également à des critères de gestion de contenu. Pour plus de précisions sur la Politique documentaire, consultez le blog Bambou de Jérôme Pouchol qui consacre un onglet spécial à la fameuse Poldoc. Il revient notamment sur les quatre « jambes » de la politique documentaire. Par ailleurs, afin d’établir un état des lieux de l’existant et avoir une vision systémique en décortiquant les processus, il est important d’identifier les barrières et les éléments leviers du projet.

Après cette étape fondamentale, vient celle de la construction des futurs services numériques. Durant cette construction, un balayage de tous les champs des possibles est essentiel. Dans cette démarche, la question cruciale du choix de l’outil apparaîtra. Sur cette question, Ludovic Mechin dresse un portrait de l’état du marché, accessible ici. Pour résumer il y a 3 possibilités, les logiciels libres d’un côté, les logiciels des éditeurs de l’autre et enfin une alliance possible entre les deux. Le choix de l’une ou l’autre solution n’est pas anodin, puisqu’il déterminera la dépendance ou pas à un éditeur et fixera le coût final. Attention : qui dit libre ne veut pas dire forcement gratuit ! Par ailleurs, selon Ludovic Mechin, il ne faut pas hésiter à solliciter les éditeurs pour des démonstrations et à regarder l’existant dans les autres médiathèques. Seulement à la fin de cette étape sera construit le cahier des charges voué à la publication.

Par ailleurs, réfléchir à la mise en place d’un portail amène également à réfléchir sur le SIGB, trame de fond du portail puisque l’un est imbriqué dans l’autre.

Il est également important dans cette phase de fédérer aussi bien la tutelle que le personnel, car construire une médiathèque sur internet ne peut se faire qu’avec l’adhésion de la tutelle d’une part et du personnel d’autre part qui participera à toutes les étapes du projet. (L’exemple de médiatem est très parlant à ce sujet puisqu’il s’agit d’un réseau construit sous l’égide d’un syndicat mixte). Plus l’adhésion du personnel est fort, plus le projet à de chance d’être un succès. De même, plus la tutelle comprend les enjeux de la médiathèque numérique, suit les différentes phases du projet et soutient la médiathèque, plus le projet sera un succès. Il est évident également de prévoir selon l’ampleur du travail une redéfinition des tâches de chacun ou le recrutement d’une personne en plus. Un autre acteur à ne pas oublier est la DSI qui peut être un frein comme un moteur. Ainsi il est important d’avoir le soutien des informaticiens.

En parallèle de la construction du cahier des charges, il faut également programmer des formations adaptées au niveau du personnel et établir un workflow des publications. Un workflow est une chaîne de publication. Pour la définition précise, consulter cette page.

Suite à cette phase de préparation, se met en place une phase de développement du projet dans laquelle le travail sera permanent avec les équipes et les différents acteurs (prestataires,…).

Enfin une dernière chose à prendre en compte est la vie du portail. Car un portail qui ne vie pas est un portail abandonné par les utilisateurs.

Pour aller plus loin: – la place du blog dans une médiathèque, présentation de Nicolas Andry (réseaux des bibliothèques d’Antony)

– le livre en ligne « Développer la médiation documentaire numérique » sous la direction de Xavier Galaup

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